Suivi travaux votés AG Excel - Modèle Gratuit
Suivez les travaux votés en copropriété avec 3 onglets : résolutions, paiements, avancement, échéances et tableau de bord.
Ce modèle Excel suit chaque travaux votés en assemblée générale de copropriété, du devis au solde payé. Il regroupe les résolutions, entreprises, montants TTC, acomptes, dates, statuts, avancement et échéances dans l'onglet Travaux votés, puis synthétise la situation dans un tableau de bord.
L'onglet Travaux votés (image 1) présente 17 colonnes, dont le numéro de résolution AG, le SIRET de l'entreprise, le montant voté, le solde restant et les jours restants. L'image 2 montre le tableau de bord ; l'image 3 détaille le mode d'emploi et les règles de saisie.
Les principaux atouts de ce modèle Excel
- Centraliser les décisions d'AG avec le numéro de résolution, la date de l'assemblée et l'intitulé précis du chantier.
- Comparer le devis TTC et le montant effectivement voté pour repérer immédiatement un écart budgétaire.
- Suivre les acomptes versés et le solde restant pour chaque entreprise, sans reprendre les factures dans plusieurs fichiers.
- Visualiser l'avancement des travaux en pourcentage et leur statut : à lancer, en cours, terminé ou autre valeur prévue par le modèle.
- Anticiper les échéances grâce aux dates de début, de fin prévue et à la colonne des jours restants.
- Attribuer un responsable de suivi à chaque chantier et conserver les échanges utiles dans la colonne Observations.
- Obtenir une lecture synthétique des travaux et de leurs montants dans le tableau de bord, plutôt qu'une simple liste de résolutions.
Guide pas à pas
- Ouvrez l'onglet Travaux votés et repérez une ligne par chantier adopté en assemblée générale.
- Renseignez le numéro de résolution, la date d'AG, l'intitulé des travaux et l'entreprise retenue, avec son SIRET.
- Saisissez le devis TTC, le montant voté TTC et l'acompte déjà versé. Contrôlez le solde restant affiché sur la ligne.
- Ajoutez les dates de début et de fin prévue, puis sélectionnez le statut correspondant à la situation réelle du chantier.
- Indiquez l'avancement en pourcentage, le responsable du suivi et les informations utiles dans Observations : retard, réserve, facture ou réception.
- Consultez l'onglet Tableau de bord pour suivre le volume des travaux, les montants et l'état d'avancement global.
- Utilisez l'onglet Mode d'emploi avant une première saisie et mettez le fichier à jour après chaque réunion de chantier, appel de fonds ou facture réglée.
Fonctionnalités incluses
Qui utilise un suivi des travaux votés en AG en France
Le conseil syndical après le procès-verbal
Le conseil syndical se retrouve souvent avec plusieurs devis, un procès-verbal d'assemblée générale et des appels de fonds à rapprocher. Pour un ravalement voté à 43 500 € TTC, l'onglet Travaux votés permet de relier le chantier à la résolution AG-2026-03, à l'entreprise choisie et aux 20 000 € d'acompte déjà réglés.
L'image 1 montre cette organisation en ligne : l'intitulé du chantier est suivi du numéro de résolution, de la date d'AG, de l'entreprise et de son SIRET. Les colonnes financières viennent ensuite, puis les dates, le statut, l'avancement, le responsable et les observations. C'est adapté au conseiller syndical qui vérifie les travaux entre deux réunions, sans confondre deux opérations votées le même jour.
Le syndic bénévole et la SCI familiale
Un syndic bénévole peut l'utiliser après l'AG annuelle pour suivre une toiture, une chaudière collective ou une mise en conformité électrique. Avec trois chantiers de 45 000 €, 31 000 € et 18 500 €, la vue globale évite de chercher les engagements dans les courriels et les devis PDF.
Le gestionnaire d'une SCI familiale y trouve aussi un historique simple : qui suit le chantier, quelle entreprise intervient, combien a été payé et quelle date de fin a été annoncée. Le propriétaire d'un seul lot peut enfin s'en servir pour contrôler l'impact d'un appel de fonds sur sa trésorerie, même si le fichier suit les travaux de toute la copropriété.
Le rythme concret de mise à jour
Le besoin apparaît juste après la réception du procès-verbal, puis revient à chaque appel de fonds trimestriel, facture d'acompte ou réunion de chantier. Pour le ravalement de 43 500 €, passer l'avancement à 65 % et enregistrer une nouvelle facture donne une photographie immédiatement exploitable avant la prochaine réunion.
Les règles de copropriété à rattacher aux travaux votés
Une décision doit rester reliée à sa résolution
La loi du 10 juillet 1965 organise le fonctionnement de la copropriété et le vote des travaux par l'assemblée générale. Le numéro de résolution et la date d'AG ne sont donc pas de simples commentaires : ils permettent de retrouver la décision dans le procès-verbal, le montant approuvé et les éventuelles conditions du vote.
Le modèle ne remplace pas le procès-verbal, les devis ni les factures. Il sert de registre opérationnel : pour une réfection de toiture votée à 31 000 € TTC, vous conservez le montant autorisé, l'acompte de 15 000 €, la date de début du 01/05/2026 et la fin prévue au 31/07/2026.
Appels de fonds et répartition des dépenses
Le financement des travaux passe généralement par des appels de fonds fixés par l'AG. La quote-part de chaque copropriétaire est répartie selon les tantièmes et la nature de la dépense : charges générales, équipement particulier ou travaux bénéficiant à certaines parties du bâtiment.
Le fonds travaux ALUR doit recevoir une cotisation minimale de 5 % du budget prévisionnel, sauf exceptions prévues par les textes. Il ne faut toutefois pas présenter ce fonds comme un paiement automatique de chaque chantier : l'utilisation des sommes et l'appel complémentaire doivent être rapprochés de la résolution votée et de la comptabilité du syndic.
Contrôle de l'entreprise et du calendrier
Le SIRET, le devis TTC et les dates du tableau facilitent le contrôle documentaire, mais ne valent pas vérification juridique du marché. Une entreprise affichant un devis de 45 000 € et un montant voté de 43 500 € doit faire l'objet d'une observation explicite : le syndic doit savoir si le devis a été renégocié ou si une partie reste à financer.
Pour les travaux affectant la structure, la façade ou les parties communes, conservez aussi les assurances, autorisations, procès-verbaux et réserves de réception en dehors du fichier. Le tableau doit rester le point de pilotage, pas l'unique preuve de la décision.
Les erreurs de suivi qui font déraper un chantier de copropriété
Confondre devis, vote et facture
Le premier dérapage consiste à inscrire le devis à 45 000 € dans la colonne Montant voté TTC alors que l'AG n'a autorisé que 43 500 €. L'écart de 1 500 € disparaît de la lecture et réapparaît au moment de la facture finale, lorsque les copropriétaires contestent un appel de fonds supplémentaire.
L'erreur inverse est tout aussi fréquente : l'acompte de 20 000 € est déduit du devis mais pas du montant voté. Le solde affiché devient alors faux de 20 000 €, ce qui peut conduire à demander deux fois la même somme ou à croire que le chantier est presque payé.
Des dates saisies comme du texte
Une date écrite comme texte, par exemple 1er avril 2026 au lieu d'une vraie date Excel, empêche le calcul fiable des jours restants. Un chantier prévu du 01/04/2026 au 30/06/2026 peut alors apparaître sans échéance, même si le retard atteint déjà 21 jours.
Il faut aussi éviter de saisir 65 dans une cellule formatée en pourcentage : Excel peut afficher 6 500 %. La valeur attendue est 0,65, affichée 65 %. Sur trois chantiers, une telle erreur fausse immédiatement la moyenne d'avancement présentée au tableau de bord.
Oublier les observations et les réserves
Un statut En cours ne dit pas si le retard vient d'une livraison, d'une autorisation ou d'une facture impayée. Sans observation datée, le conseil syndical perd facilement une heure avant chaque AG à reconstituer les événements et peut laisser passer une réserve de réception.
Enfin, ne mélangez pas travaux votés et simples demandes de devis. La liste doit refléter les opérations autorisées ; sinon, un projet de 12 000 € apparaît comme une dépense engagée et gonfle artificiellement le budget suivi.
Comment le tableau devient un réflexe après chaque AG
Rattacher la saisie à trois échéances fixes
Le meilleur rythme est de mettre à jour le fichier à trois moments : dès la réception du procès-verbal, après chaque appel de fonds trimestriel et lors de la réunion de chantier. Une opération de 31 000 € ne doit pas rester à 40 % pendant deux mois si une facture ou une réception intermédiaire a déjà été reçue.
- Le jour de l'AG, créez une ligne par résolution adoptée et renseignez les montants votés.
- À la réception d'une facture, actualisez l'acompte ou le paiement concerné et ajoutez la référence dans Observations.
- Avant la réunion du conseil syndical, contrôlez les jours restants, les dates dépassées et les pourcentages d'avancement.
Limiter les saisies qui créent des erreurs
L'onglet Mode d'emploi (image 3) doit être consulté avant de modifier la structure. Pour gagner du temps, dupliquez une ligne déjà correctement renseignée puis remplacez l'intitulé, la résolution, les montants et les dates ; ne copiez pas une ancienne valeur d'avancement par inadvertance.
Utilisez une validation de données pour les statuts si vous ajoutez vos propres valeurs, et appliquez une mise en forme conditionnelle aux dates dépassées ou aux soldes anormalement élevés. Par exemple, un solde de 25 000 € alors que l'avancement atteint 90 % mérite un contrôle avant l'appel de fonds suivant.
Reconnaître la limite du tableur
Pour une copropriété avec 5 à 10 opérations et quelques factures mensuelles, ce classeur reste plus lisible qu'un logiciel lourd. Au-delà de 30 chantiers, plusieurs utilisateurs ou des relances automatiques, passez à un logiciel de gestion de copropriété : les droits d'accès, l'historique des modifications et les pièces jointes deviennent plus importants que la simplicité d'Excel.
Questions fréquentes sur ce modèle
Vous pouvez suivre chaque chantier voté en AG avec son intitulé, son numéro de résolution, la date de l'assemblée, l'entreprise, son SIRET, le devis TTC, le montant voté, l'acompte, le solde, les dates, le statut, l'avancement et le responsable.
Oui. Il convient particulièrement au syndic bénévole et au conseil syndical qui suivent quelques opérations sans logiciel dédié. Vous pouvez y enregistrer aussi bien un ravalement qu'une réfection de toiture ou un remplacement d'équipement collectif.
Saisissez une valeur décimale correspondant au pourcentage réalisé : 0,65 doit être utilisé pour afficher 65 %. Mettez cette donnée à jour après chaque réunion de chantier ou étape facturée.
Le devis TTC correspond à la proposition de l'entreprise. Le montant voté TTC correspond à la somme autorisée par l'assemblée générale. Les deux peuvent différer après négociation ou si l'AG n'a validé qu'une partie du devis.
Non. Le fichier facilite le pilotage, mais le procès-verbal, les devis, les factures, les assurances et les documents de réception restent les justificatifs de référence. Conservez-les avec le numéro de résolution inscrit dans le tableau.
Mettez-le à jour après la réception du procès-verbal, chaque appel de fonds trimestriel, chaque acompte ou facture, puis avant les réunions du conseil syndical et l'assemblée générale suivante.