Journal Encaissements Loyers Excel - Modèle Gratuit
Journal mensuel des loyers encaissés, écarts, statuts et références de paiement pour bailleurs et gestion locative.
Ce modèle Excel suit vos loyers encaissés mois par mois, avec le montant attendu, l'écart, le mode de paiement et la référence du règlement. Il sert à vérifier rapidement si chaque quittance a bien été payée et à repérer un retard, un oubli ou un versement partiel.
Le fichier contient un onglet de journal des encaissements, des référentiels pour fiabiliser la saisie, une synthèse visuelle et une feuille d'instructions. Vous gardez ainsi un suivi simple pour un studio, plusieurs lots ou une SCI, sans repartir d'un relevé bancaire à chaque fois.
Les principaux atouts de ce modèle Excel
- Vous centralisez chaque encaissement avec une ligne par quittance, ce qui évite les recherches dans les relevés bancaires.
- Vous comparez immédiatement le total attendu et le montant encaissé pour voir un écart en euros.
- Vous suivez le statut de paiement et les observations utiles en cas de retard, de paiement partiel ou d'erreur de référence.
- Vous organisez vos encaissements par période, par locataire, par ville et par type de location nu ou meublé.
- Vous disposez d'une synthèse pour repérer les mois à risque et les logements qui posent le plus de problèmes.
- Vous standardisez la saisie avec des référentiels, ce qui réduit les fautes sur les modes de paiement et les statuts.
- Vous gagnez du temps sur un portefeuille de plusieurs biens : 10 lots, 10 lignes par mois, et un contrôle immédiat au lieu d'un suivi manuel dispersé.
Guide pas à pas
- Renseignez vos biens et vos libellés dans l'onglet Référentiels. Cela sécurise les listes déroulantes et évite les variations d'écriture.
- Complétez chaque quittance dans Journal_Encaissements avec la date, la période, le locataire, le loyer, les charges et le montant réellement reçu.
- Vérifiez la colonne d'écart pour repérer un retard ou un paiement incomplet. Un écart de 80 € sur un loyer de 730 € se voit tout de suite.
- Utilisez la colonne Statut pour distinguer un encaissement complet, partiel ou en attente. Vous pouvez aussi noter la référence de virement pour recouper avec la banque.
- Consultez la Synthèse pour suivre le total encaissé par mois et la répartition des impayés. C'est l'onglet utile à chaque fin de mois.
- Relisez les Instructions avant votre première saisie, puis dupliquez la logique chaque mois. Si vous gérez 5 ou 6 lots, ce rythme suffit souvent à garder un fichier propre.
Fonctionnalités incluses
Qui utilise un journal des encaissements de loyers Excel
Ce type de tableau sert d'abord au propriétaire bailleur qui gère seul un studio meublé, un T2 nu ou deux ou trois lots dispersés. Il l'ouvre au moment de l'encaissement mensuel, quand il veut savoir si le loyer de 750 € et les 90 € de charges ont bien été reçus, sans attendre la fin du trimestre.
Un gestionnaire de SCI familiale s'en sert aussi pour rapprocher les virements des comptes bancaires et préparer la répartition entre associés. Le conseiller syndical, lui, peut adapter la logique au suivi de certaines recettes de copropriété, même si l'usage principal reste la gestion locative privée.
Le moment où le besoin devient concret
Le besoin surgit à l'entrée dans les lieux, quand le premier paiement doit être contrôlé, puis à chaque échéance de quittance. Sur 12 mois, un lot à 750 € représente 9 000 € de loyers : une seule erreur de 75 € répétée pendant 3 mois, c'est déjà 225 € perdus ou mal affectés.
Les profils qui y gagnent le plus
Le fichier est utile au bailleur qui a 1 seul bien comme à l'investisseur avec 3 lots, parce qu'il pose une discipline simple : une ligne = un encaissement. Sur un portefeuille de 4 appartements, vous pouvez vite dépasser 48 lignes par an ; sans tableur, le suivi devient fragile.
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L'onglet Journal_Encaissements affiche les colonnes ID quittance, date d'encaissement, période de loyer, nom du locataire, adresse, ville, type de location, loyer mensuel, charges mensuelles, total attendu, montant encaissé, écart, mode de paiement, référence, statut et observations. C'est le cœur du fichier : vous voyez immédiatement qui a payé, combien, et avec quel écart.
Les règles de suivi à respecter en France
Pour un bail d'habitation régi par la loi du 6 juillet 1989, le suivi des paiements doit rester cohérent avec la quittance et les sommes réellement dues. Si vous avez prévu 650 € de loyer et 80 € de charges, votre tableau doit distinguer le loyer nu des charges récupérables, sinon vous mélangez des flux qui n'ont pas la même lecture comptable.
La révision de loyer, lorsqu'elle est prévue au contrat, se calcule avec l'IRL publié par l'INSEE. Sur un loyer de 800 €, une hausse de 2,5 % donne 820 € ; sur 12 mois, cela représente 240 € de plus, donc un suivi propre des dates d'encaissement évite de rater une indexation.
Le lien avec les revenus fonciers
Si vous déclarez au régime réel, ce journal alimente directement votre vision des revenus fonciers et facilite la préparation de la déclaration 2044. En micro-foncier, vous gardez surtout une trace exploitable pour vérifier vos loyers bruts, sachant que l'abattement forfaitaire de 30 % ne dispense pas de justifier les encaissements.
Le cas du meublé et des références de paiement
En LMNP, le suivi mensuel reste utile pour recouper les loyers en BIC avec les virements reçus et les charges facturées. Une référence de virement comme VIR-0002 ou un chèque numéroté peut faire gagner plusieurs minutes par mois ; sur 20 encaissements, cela évite déjà un temps de contrôle réel.
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L'onglet Référentiels sert à préparer les listes de saisie et l'onglet Synthèse rassemble les totaux utiles au pilotage. C'est pratique quand vous traitez 10 quittances dans le mois : un seul tableau propre vaut mieux qu'un historique dispersé dans plusieurs fichiers.
Les oublis qui coûtent cher dans le suivi des loyers
L'erreur la plus fréquente est de noter le montant encaissé sans vérifier le total attendu. Si le loyer est de 730 € et que le locataire verse 650 €, vous laissez passer un écart de 80 € ; répété 4 mois, cela fait 320 € de manque à récupérer ou à expliquer.
Autre défaut classique : confondre retard de paiement et paiement partiel. Dans un journal propre, la colonne Statut doit dire clairement si l'encaissement est complet, partiel ou absent, sinon vous perdez du temps au moment de relancer et vous risquez de vous tromper sur la situation réelle du locataire.
Les erreurs de saisie qui faussent la lecture
Une mauvaise période de loyer, une date d'encaissement erronée ou une référence de virement manquante suffit à casser le rapprochement bancaire. Sur 12 mois, une erreur par mois représente 12 contrôles à refaire ; si chaque correction prend 10 minutes, vous perdez déjà 2 heures.
Le mauvais réflexe de calcul
Beaucoup de bailleurs regardent seulement les entrées de trésorerie et oublient la vacance, les charges ou la fiscalité. Pour un appartement acheté 180 000 € loué 750 € par mois, vous encaissez 9 000 € par an : sans suivi précis, vous pouvez croire à une bonne rentabilité brute alors que la rentabilité nette baisse vite avec la taxe foncière et les mois vacants.
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La synthèse visuelle permet de sortir de la lecture ligne par ligne. Si vous gérez 3 biens, un seul mois d'impayé sur un lot à 950 € suffit à dégrader le cash-flow du dossier ; le tableau doit donc faire ressortir le problème sans discussion.
Comment faire du tableau un réflexe mensuel
Le plus simple est de rattacher la mise à jour du fichier à une échéance déjà existante : émission de la quittance, réception des virements ou clôture du mois. Si vous le faites toujours le même jour, vous réduisez les oublis et vous gardez un historique cohérent.
Dupliquez l'onglet du mois précédent ou reprenez la structure des lignes déjà saisies pour aller plus vite. Sur 15 encaissements, copier la base et corriger 3 champs prend quelques minutes ; repartir de zéro coûte souvent deux fois plus de temps.
Les automatismes utiles
- Gardez une colonne Statut standardisée pour éviter les variantes du type payé, ok, complet ou reçu.
- Utilisez la validation de données pour limiter les erreurs sur le mode de paiement et le type de location.
- Appliquez une mise en forme conditionnelle sur l'écart pour faire ressortir les montants non encaissés.
Quand le tableur atteint sa limite
Dès que vous gérez des dizaines de lots, plusieurs virements par mois et des relances complexes, le tableur devient un outil de contrôle, pas de gestion. À ce stade, un logiciel dédié est plus efficace pour suivre les quittances, les relances et l'historique bancaire sans ressaisie.
Pour un bailleur individuel ou une petite SCI, le fichier reste pourtant le meilleur compromis : il est simple, lisible et assez souple pour suivre 1 à 20 encaissements sans lourdeur.
Questions fréquentes sur ce modèle
Il sert à suivre chaque paiement de loyer, à comparer le montant attendu et le montant reçu, puis à repérer immédiatement un écart. Vous gardez aussi une trace utile de la période, du mode de paiement et de la référence bancaire.
Le relevé bancaire montre les mouvements, mais pas la lecture locative : période concernée, loyer, charges, statut ou observations. Le tableau met ces informations au même endroit, ce qui évite de recouper manuellement chaque virement.
Oui, car le loyer et les charges n'ont pas le même rôle dans le bail et dans le suivi comptable. Séparer les deux vous aide à contrôler un total attendu de 730 € par exemple, au lieu de mélanger une seule somme sans détail.
Oui, il convient aussi bien au nu qu'au meublé. En LMNP, il est même utile pour rapprocher les encaissements des loyers BIC et garder une trace fiable des paiements mensuels.
Le modèle reste confortable pour un petit parc locatif, par exemple 1 à 10 lots, tant que vous gardez une saisie régulière. Au-delà, il faut surtout éviter les doublons et garder une logique de nommage identique pour chaque bien.
Non, il remplace surtout le suivi manuel dispersé entre notes, relevés et mails. Dès que vous gérez beaucoup de quittances, des relances automatiques ou plusieurs intervenants, un logiciel devient plus adapté.