Procès-verbal assemblée copropriété Excel - Modèle Gratuit
Modèle Excel de procès-verbal d'AG avec résolutions, votes, présences et synthèse pour syndic, conseil syndical et copropriétaires.
Ce modèle Excel sert à préparer et structurer le procès-verbal d'assemblée générale de copropriété : il recense les résolutions, les voix pour, contre et les abstentions, puis calcule les résultats. Ses quatre onglets — Résolutions, Présences, Synthèse et Mode d'emploi — centralisent les informations de l'AG.
L'onglet Résolutions (image 1) reprend notamment la majorité applicable, le seuil requis et le montant concerné. Les onglets Présences et Synthèse (images 2 et 3) facilitent le contrôle des participants et la lecture des décisions avant la rédaction ou la notification du procès-verbal.
Les principaux atouts de ce modèle Excel
- Recenser chaque résolution avec son article de référence : article 24, 25 ou 26 de la loi du 10 juillet 1965.
- Comparer immédiatement les voix pour, contre et les abstentions avec le seuil de majorité requis.
- Éviter les additions manuelles grâce au total exprimé, au pourcentage de voix favorables et au résultat calculé.
- Identifier les décisions ayant un impact financier grâce à la colonne Montant concerné (€).
- Contrôler les copropriétaires présents, représentés ou absents dans un onglet dédié.
- Disposer d'une synthèse lisible pour préparer la notification aux copropriétaires opposants ou défaillants.
- Suivre les consignes de remplissage et l'ordre des opérations dans l'onglet Mode d'emploi.
Guide pas à pas
- Ouvrez l'onglet Mode d'emploi et prenez connaissance de l'ordre de saisie avant de modifier le fichier.
- Dans Présences, renseignez la copropriété, la date de l'AG et chaque copropriétaire présent, représenté ou absent, avec les tantièmes correspondants.
- Dans Résolutions, remplacez les exemples par les questions effectivement inscrites à l'ordre du jour et indiquez l'article de majorité applicable.
- Saisissez séparément les voix Pour, Contre et Abstentions pour chaque résolution. Vérifiez que le total correspond aux tantièmes ou voix réellement exprimés.
- Ajoutez le montant concerné lorsqu'une décision porte sur un budget, des travaux, un contrat ou une dépense précise.
- Consultez Synthèse pour repérer les résolutions adoptées, rejetées ou nécessitant une vérification avant finalisation du procès-verbal.
- Relisez le document avec la feuille de présence, le règlement de copropriété et les pouvoirs, puis reportez les résultats dans le procès-verbal officiel à notifier.
Fonctionnalités incluses
Qui utilise un procès-verbal d'AG de copropriété Excel en France
Le conseil syndical avant et après l'assemblée
Le conseiller syndical qui assiste un syndic bénévole ou professionnel doit pouvoir vérifier que chaque question de l'ordre du jour a reçu un vote identifiable. Pour une copropriété de 24 lots, l'onglet Résolutions (image 1) permet de suivre une résolution sur les comptes, une autre sur le budget prévisionnel de 48 500 € et une troisième sur des travaux de toiture à 12 800 €.
La colonne Article de référence (majorité) attire l'attention sur la règle appliquée. Une résolution relevant de l'article 24 ne se lit pas comme une décision soumise à l'article 25 : le conseil syndical peut ainsi repérer une majorité mal renseignée avant la signature du procès-verbal.
Le syndic qui prépare la réunion
Le gestionnaire d'une copropriété saisit les questions avant l'AG, puis complète les voix à mesure que le président de séance annonce les résultats. L'image 2 montre l'onglet Présences, utile pour rapprocher les participants, les pouvoirs et les tantièmes figurant sur la feuille d'émargement.
Le besoin surgit surtout au moment de l'assemblée générale annuelle, souvent quelques mois après la clôture des comptes, lorsque les copropriétaires doivent voter l'approbation des comptes et le budget. Pour une SCI familiale ou un copropriétaire bailleur, l'image 3 offre une lecture rapide des décisions qui concernent des travaux ou des charges récupérables.
Un support de contrôle, pas une simple feuille de notes
Avec 720 voix pour, 180 contre et 100 abstentions, le total exprimé atteint 1 000 et le pourcentage favorable s'établit à 72 %. Le tableau transforme ce calcul en résultat lisible, ce qui réduit les erreurs de retranscription lorsque l'AG comporte 10 à 15 résolutions.
Les règles de la loi de 1965 à reporter dans le procès-verbal
Une décision doit être rattachée à sa majorité
Le procès-verbal doit restituer les questions soumises au vote et le résultat obtenu conformément à la loi du 10 juillet 1965. L'article 24 correspond à la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance : les abstentions ne sont pas comptées dans les voix exprimées. Le modèle affiche donc séparément Pour, Contre et Abstentions.
L'article 25 exige la majorité des voix de tous les copropriétaires, y compris les absents. Si cette majorité n'est pas atteinte mais que la résolution obtient au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires, un second vote à la majorité de l'article 24 peut intervenir immédiatement. L'article 26 impose une majorité renforcée pour certaines décisions, avec des conditions supplémentaires prévues par le texte.
La rédaction et la notification ne sont pas facultatives
L'article 17 du décret du 17 mars 1967 encadre le contenu du procès-verbal : il doit notamment mentionner les résultats de chaque vote, les réserves éventuelles et les noms des copropriétaires opposants ou défaillants. Le tableau Excel aide à préparer ces éléments, mais il ne remplace pas la vérification du président de séance, du secrétaire et des scrutateurs.
Après l'assemblée, le syndic doit notifier le procès-verbal aux copropriétaires opposants et défaillants dans le délai légal d'un mois. Le délai de contestation de deux mois court à compter de cette notification, conformément à l'article 42 de la loi de 1965. Une résolution votée pour 8 000 € de travaux doit donc rester parfaitement traçable entre l'ordre du jour, les voix et le document notifié.
Les montants doivent rester cohérents
Pour un budget prévisionnel de 48 500 €, la colonne Montant concerné (€) doit reprendre le montant voté, pas la quote-part individuelle d'un lot. Les tantièmes, les appels de fonds et le fonds travaux ALUR doivent être vérifiés dans les documents comptables du syndic avant la diffusion du procès-verbal.
Les erreurs de vote qui fragilisent un procès-verbal de copropriété
Une majorité mal choisie peut remettre la résolution en cause
L'erreur la plus coûteuse consiste à inscrire article 24 alors que la décision relève de l'article 25 ou de l'article 26. Par exemple, le renouvellement d'un contrat de syndic ne doit pas être validé uniquement parce que 620 tantièmes sont favorables : il faut confronter le vote à la majorité applicable et au nombre total de voix de la copropriété.
Une autre erreur consiste à additionner les abstentions aux voix exprimées. Avec 720 voix pour, 180 contre et 100 abstentions, le résultat est de 80 % si l'on retient les voix exprimées, et non 72 % rapporté aux 1 000 tantièmes présents. La méthode de calcul doit rester cohérente avec la majorité indiquée dans la troisième colonne de l'image 1.
Un montant absent rend la décision difficile à exécuter
Pour des travaux votés, saisir uniquement Travaux de façade ne suffit pas. Si le devis accepté est de 18 400 € et que le procès-verbal ne reprend ni le montant ni les conditions essentielles, le syndic devra rechercher l'information dans plusieurs pièces lors de l'appel de fonds. Sur une copropriété de 30 lots, cette omission peut retarder la facturation de plusieurs semaines.
Le même problème apparaît lorsque les votes sont saisis dans une mauvaise ligne. Une résolution de 48 500 € peut alors afficher le résultat de la résolution précédente, tandis que le total des voix semble correct. Les cellules colorées et la synthèse réduisent ce risque, mais une lecture croisée avec la feuille de présence reste indispensable.
La présence ne doit pas être confondue avec le vote
Un copropriétaire représenté par pouvoir est présent ou représenté pour le calcul de la participation, mais il ne doit pas être compté deux fois. À l'inverse, un copropriétaire défaillant ne peut pas être inscrit comme votant simplement parce qu'il possède 250 tantièmes.
Enfin, un procès-verbal envoyé sans mentionner une opposition exprimée en séance peut exposer le syndic à une contestation. Le modèle sert de contrôle opérationnel ; il ne dispense pas de conserver la feuille de présence, les pouvoirs, les bulletins de vote et les justificatifs financiers.
Comment faire du tableau un réflexe après chaque assemblée
Préparer avant la convocation et clôturer le jour du vote
Le meilleur usage consiste à préparer l'onglet Résolutions dès que l'ordre du jour est arrêté, puis à ouvrir le fichier pendant la séance. Pour une AG de 12 résolutions, renseigner les numéros et les articles à l'avance évite de chercher la majorité au moment où les copropriétaires votent.
Fixez ensuite un second rendez-vous le lendemain de l'assemblée. En 20 minutes, rapprochez l'onglet Présences de la feuille d'émargement, vérifiez les pouvoirs et contrôlez que chaque ligne de Synthèse correspond à une question effectivement soumise au vote.
Trois habitudes qui évitent l'abandon du fichier
- Conservez un fichier par assemblée avec une date au format JJ/MM/AAAA, par exemple 15/03/2026, au lieu d'écraser l'ancienne version.
- Dupliquez le classeur pour l'AG suivante, puis remplacez les adresses, les participants, les résolutions et les montants sans supprimer la structure des quatre onglets.
- Utilisez les cellules de saisie jaunes pour les données brutes et ne modifiez pas les zones calculées ou la mise en forme de Synthèse.
- Imprimez ou exportez la synthèse après validation et conservez-la avec le procès-verbal signé, la feuille de présence et les pouvoirs.
Savoir quand quitter le tableur
Pour un syndic bénévole qui gère une seule copropriété de 18 lots, ce modèle suffit généralement à contrôler les votes et les montants. Il devient moins adapté lorsque vous gérez 15 immeubles, plusieurs AG le même mois ou des centaines de copropriétaires : les relances, l'archivage, les notifications et le suivi des contestations nécessitent alors un logiciel de gestion de copropriété.
Gardez malgré tout le fichier comme support de vérification. Une synthèse contrôlée en 10 minutes avant l'envoi peut repérer une incohérence qu'un logiciel ne corrigera pas automatiquement, notamment entre les tantièmes, le résultat et le montant d'une résolution.
Questions fréquentes sur ce modèle
Non. Il structure les résolutions, les participants et les résultats de vote, mais le secrétaire de séance doit rédiger, relire et faire signer le procès-verbal conformément à la loi du 10 juillet 1965 et au décret du 17 mars 1967.
Le modèle prévoit notamment les références aux articles 24, 25 et 26. Vous devez rattacher chaque question à la majorité réellement applicable, puis vérifier le calcul avec les tantièmes, les copropriétaires présents ou représentés et les règles propres à la décision.
Pour une décision à la majorité de l'article 24, divisez les voix Pour par les voix Pour plus les voix Contre. Avec 720 voix Pour et 180 voix Contre, le résultat est de 80 % ; les 100 abstentions restent séparées des voix exprimées.
Renseignez les copropriétaires présents, représentés ou absents en vous appuyant sur la feuille de présence et les pouvoirs. Contrôlez les tantièmes et évitez d'inscrire deux fois une personne représentée, car cette erreur fausse la participation et la lecture des votes.
Oui, lorsqu'une résolution porte sur des travaux, un budget ou un contrat, indiquez le montant voté et les éléments permettant d'identifier la décision. Le modèle permet de saisir ce montant dans la colonne Montant concerné (€), mais les devis et conditions doivent rester annexés ou conservés.
Le syndic notifie le procès-verbal aux copropriétaires opposants et défaillants dans le délai légal d'un mois. Le délai de contestation de deux mois prévu par l'article 42 de la loi de 1965 court à partir de cette notification.