Relance Loyer Impayé Excel - Modèle Gratuit
Suivi des impayés, relances, mises en demeure et soldes par locataire pour bailleurs, SCI et gestionnaires.
Ce modèle Excel suit les loyers impayés, calcule les soldes dus et trace chaque relance, de la première alerte à la mise en demeure. Il réunit un onglet de suivi, une synthèse et des modèles de courrier pour agir vite et garder des preuves datées.
Vous saisissez le locataire, l’échéance, le loyer, les charges, le montant réglé et le retard. Le fichier vous aide à voir en un coup d’œil qui doit relancer, à quelle date, et quel dossier est déjà au stade contentieux.
L’onglet Relances (image 1) centralise les dossiers, Synthèse (image 2) agrège les retards et les montants dus, Modèles (image 3) prépare les courriers, et Mode d'emploi (image 4) rappelle la méthode de saisie.
Les principaux atouts de ce modèle Excel
- Suivi immédiat du solde impayé : vous voyez le montant dû, le montant réglé et l’écart restant sans recalcul manuel.
- Relances datées et traçables : chaque étape est enregistrée avec la première relance, la seconde relance et la mise en demeure.
- Lecture rapide par dossier : le niveau de relance et le statut permettent de classer les cas urgents en quelques secondes.
- Vision bailleur ou SCI : le tableau fonctionne pour un propriétaire seul, une SCI familiale ou un gestionnaire avec plusieurs lots.
- Suivi financier concret : vous reliez le retard à un loyer mensuel HC et aux charges pour mesurer le manque à encaisser.
- Base utile en cas de litige : les dates, observations et étapes de relance structurent un dossier propre avant échange avec un huissier ou un avocat.
- Gain de temps sur les courriers : les modèles prêts à remplir évitent de repartir de zéro à chaque impayé.
Guide pas à pas
- Étape 1 — Ouvrez l’onglet Relances et renseignez chaque dossier : locataire, adresse, date d’échéance, loyer HC, charges et montant réglé. La colonne solde impayé permet de repérer le retard sans refaire le calcul.
- Étape 2 — Complétez le niveau de relance et les dates correspondantes. Vous gardez ainsi une chronologie simple : relance amiable, relance ferme, puis mise en demeure.
- Étape 3 — Consultez la Synthèse pour identifier les impayés les plus élevés, les dossiers les plus anciens et les locataires déjà relancés plusieurs fois.
- Étape 4 — Utilisez l’onglet Modèles pour reprendre un courrier adapté au stade du dossier. Vous gagnez du temps et vous standardisez vos messages.
- Étape 5 — Mettez à jour le fichier à chaque paiement partiel ou complet. Une relance utile est une relance datée, cohérente et immédiatement visible.
- Étape 6 — Exploitez le Mode d'emploi pour conserver la même méthode à chaque échéance mensuelle. Le tableau devient plus fiable si vous le faites vivre au fil des quittances.
Fonctionnalités incluses
Qui utilise un suivi de relance pour un loyer impayé Excel
Ce tableau sert d’abord au bailleur qui gère seul un studio ou un deux-pièces et qui veut éviter de perdre le fil entre un virement reçu, une promesse de paiement et une dette qui grossit. Il parle aussi à la SCI familiale, au gestionnaire de trois lots et au propriétaire qui doit traiter plusieurs impayés en parallèle.
Des situations très concrètes
Le besoin apparaît souvent au moment du premier retard, puis il s’installe dès que le locataire enchaîne un paiement partiel. Par exemple, pour un loyer de 750 € et 90 € de charges, un mois non réglé laisse 840 € à récupérer ; si vous attendez deux mois, vous passez déjà à 1 680 € hors frais annexes.
Ce que la page image 1 montre réellement
L’onglet Relances rassemble les colonnes utiles au suivi : date d’échéance, loyer mensuel HC, charges mensuelles, montant total dû, montant réglé, solde impayé, jours de retard et niveau de relance. C’est exactement le type de vue qu’un bailleur consulte après l’envoi d’une quittance ou d’un SMS resté sans réponse.
Quand la synthèse devient utile
Un investisseur qui achète un T2 à 180 000 € ne cherche pas seulement à savoir s’il encaisse 700 € ou 750 € ; il veut savoir si un impayé ponctuel met son cash-flow en tension. Sur 3 lots, un seul retard de 15 jours peut suffire à dégrader la trésorerie mensuelle de plusieurs centaines d’euros.
Le tableau évite justement le suivi dispersé entre mails, papiers et messages sur téléphone. Vous gardez une chronologie propre, lisible et exploitable, ce qui change tout dès qu’il faut justifier une reprise de contact ou préparer un dossier plus ferme.
Ce que dit la loi sur l’impayé et la relance locative
Le fichier aide à suivre une procédure cohérente avec le bail issu de la loi du 6 juillet 1989, sans improviser les dates ni les preuves. En pratique, vous devez surtout dater les relances, garder la trace des paiements reçus et savoir quand basculer d’un simple rappel à une mise en demeure.
Des repères juridiques à garder en tête
En location nue, le dépôt de garantie est limité à 1 mois de loyer hors charges ; en meublé, il peut monter à 2 mois. Si le retard s’enlise, vous avez intérêt à documenter chaque étape, car la preuve écrite pèse plus que l’appel téléphonique sans trace.
Dates et indexation : ne pas confondre
Ce modèle n’est pas un calcul d’IRL, mais il sert à repérer si le loyer révisé n’a pas été payé intégralement. Sur un loyer de 800 € augmenté de 3,5 %, l’appel passe à 828 €, soit 28 € de plus par mois et 336 € sur l’année ; si le locataire règle l’ancien montant, le manque à encaisser se voit immédiatement.
Quand basculer vers le contentieux
Les courriers modèles sont utiles dès les premiers jours de retard, mais ils prennent tout leur sens si vous préparez un dossier complet pour un professionnel du recouvrement. En gardant les dates de relance, les montants et les observations, vous évitez les trous dans la chronologie, souvent coûteux quand la situation finit devant le juge.
La logique est simple : plus le suivi est propre, plus vous pouvez agir vite. À l’inverse, un tableau sans dates ni soldes fiables laisse le doute sur la réalité de l’impayé et retarde la suite des démarches.
Les oublis qui aggravent un impayé de loyer
Le premier piège, c’est de suivre le retard au feeling au lieu de chiffrer le solde exact. Un mois de 730 € peut sembler anodin, mais si vous laissez passer trois échéances, vous montez vite à 2 190 € avant même de compter les frais de procédure ou la vacance qui peut suivre.
Les erreurs les plus coûteuses
Un propriétaire qui ne note pas les paiements partiels finit souvent par surestimer ou sous-estimer la dette. Si un locataire règle 400 € sur un dû de 840 € et que vous oubliez cette entrée, vous relancez sur le mauvais montant et vous perdez en crédibilité.
Le retard de réaction coûte cher
Attendre un mois entier avant la première relance, c’est laisser s’installer l’habitude du non-paiement. Dans un dossier à 900 € de loyer et 100 € de charges, un simple décalage de deux mois représente déjà 2 000 € immobilisés ; pour un bailleur avec un crédit en face, c’est souvent la mensualité de prêt qui est menacée.
La mauvaise segmentation des dossiers
Ne pas distinguer un retard ponctuel d’un impayé durable fait perdre du temps à tout le monde. Le bon réflexe consiste à séparer les dossiers régularisés, les retards simples et ceux qui doivent passer en mise en demeure, car mélanger les trois dilue vos priorités et vos preuves.
Le tableau sert justement à éviter ces confusions. Une ligne propre, avec un solde, une date et un niveau de relance, vaut mieux qu’une dizaine de messages éparpillés qu’on ne retrouve plus au moment d’agir.
Comment faire de ce tableau un réflexe chaque mois
Le plus simple est de rattacher le fichier à une échéance déjà existante : émission des quittances, encaissement bancaire ou contrôle du début de mois. Si vous ouvrez le tableau le 2 ou le 3 de chaque mois pendant 10 minutes, vous traitez les retards avant qu’ils ne se transforment en dette longue.
Une routine qui tient dans le calendrier
Beaucoup de bailleurs abandonnent un outil parce qu’ils le sortent trop rarement. Ici, l’objectif est de reprendre le tableau à chaque virement attendu, puis de le comparer aux montants réellement encaissés ; sur 5 lots, cela prend souvent moins de 15 minutes quand les colonnes sont bien tenues.
Deux automatismes qui font gagner du temps
- Dupliquez l’onglet ou les lignes du mois précédent pour conserver les mêmes dossiers et éviter les oublis de saisie.
- Utilisez une validation simple pour limiter les erreurs sur le type de location, le statut ou le niveau de relance.
- Servez-vous d’une mise en forme conditionnelle pour faire ressortir les soldes impayés supérieurs à 0 € ou les retards de plus de 30 jours.
Le moment où Excel ne suffit plus
Si vous gérez des dizaines de lots, des relances multiples, des procédures et des courriers automatiques, un tableur atteint vite ses limites. Au-delà d’une gestion très simple, il faut un vrai logiciel de gestion locative pour sécuriser les workflows, les relances, l’historique et les pièces jointes.
Pour un parc modeste, ce modèle reste en revanche très efficace. Il vous donne une méthode stable, sans usine à gaz, et vous aide à garder le contrôle du retard au bon moment.
Questions fréquentes sur ce modèle
Oui. L’onglet de suivi prévoit un type de location, ce qui vous permet de distinguer un bail nu d’un bail meublé et d’adapter vos relances au bon dossier. Vous pouvez suivre un loyer de 650 € en nu comme un loyer de 1 200 € en meublé dans le même fichier.
Oui, c’est même l’un des intérêts du tableau. Si un locataire paie 400 € sur 730 € dus, vous gardez le montant réglé, le solde impayé et les observations, ce qui évite de relancer sur une dette déjà partiellement apurée.
Le modèle prévoit trois jalons : première relance, seconde relance et mise en demeure. Pour un impayé qui dure plus de 30 jours, cette chronologie suffit déjà à structurer un dossier propre et à savoir où vous en êtes.
Oui, parce qu’il centralise les dates, les montants et le niveau de relance. Vous retrouvez en un seul endroit le retard cumulé, par exemple 840 € sur un mois ou 1 680 € sur deux mois, au lieu de chercher dans plusieurs messages.
Oui. Chaque ligne correspond à un dossier, donc vous pouvez suivre plusieurs locataires, plusieurs adresses et plusieurs villes en parallèle. C’est utile dès que vous avez 2 ou 3 lots, et encore plus si vous gérez une SCI ou un petit portefeuille.
Non, pas dès que votre parc devient important. Pour quelques lots, il suffit largement ; mais si vous gérez beaucoup d’impayés, des courriers automatiques et un historique complet, un logiciel spécialisé devient plus adapté qu’Excel.