Solde de Tout Compte Locataire Excel - Modèle Gratuit
Modèle Excel pour calculer le solde de tout compte locataire, prorata, retenues et dépôt de garantie.
Ce modèle Excel calcule le solde de tout compte locataire à la sortie du logement : prorata de loyer, charges, retenues, dépôt de garantie et montant final à restituer ou à réclamer. Il sert à sécuriser le départ d’un locataire avec un chiffrage clair, dossier par dossier.
Vous y trouvez un onglet de saisie des dossiers, une synthèse des montants et un guide d’utilisation. Le tableau met en face les dates d’entrée et de sortie, le loyer, les charges, les impayés et les retenues pour obtenir un solde lisible en euros.
Le fichier est pensé pour un bailleur qui gère seul, une SCI familiale ou un gestionnaire qui veut sortir un compte propre en quelques minutes. Il évite les calculs au cas par cas quand il faut rendre le dépôt de garantie sans erreur.
Les principaux atouts de ce modèle Excel
- Calcule en une seule ligne le dépôt de garantie à restituer ou le complément à demander.
- Intègre le prorata de loyer et de charges sur les dates d’entrée et de sortie.
- Permet de suivre plusieurs dossiers de sortie sans recalcul manuel.
- Aide à justifier les retenues de travaux, de ménage et les impayés ligne par ligne.
- Réduit le risque d’erreur sur un départ en cours de mois, souvent source de litige.
- Donne un solde final immédiatement exploitable pour le courrier de clôture.
- Convient à une gestion en direct, à une SCI ou à un petit portefeuille locatif.
Guide pas à pas
- Renseignez chaque dossier dans l’onglet Données_Solde avec le locataire, le logement, les dates et les montants de base.
- Contrôlez le loyer mensuel hors charges, les charges mensuelles et le dépôt de garantie versé.
- Saisissez les retenues éventuelles : travaux, ménage, impayés de loyer, impayés de charges et régularisation.
- Consultez l’onglet Synthèse pour lire le solde final et le statut du dossier.
- Utilisez le Guide pour vérifier l’ordre de saisie et la logique des calculs avant envoi au locataire.
- Archivez le fichier avec l’état des lieux de sortie et les justificatifs de retenues.
Fonctionnalités incluses
Qui utilise un solde de tout compte locataire Excel
Ce tableau sert surtout au propriétaire bailleur qui récupère un logement à la sortie du locataire, parfois après un état des lieux tendu. Il est aussi utile à une SCI familiale, à un administrateur de biens ou à un bailleur qui veut chiffrer vite un départ en cours de mois.
Le bon moment pour s’en servir
Le besoin arrive à l’état des lieux de sortie, puis au moment de restituer le dépôt de garantie. Si le locataire part le 15 du mois avec un loyer de 750 € et 90 € de charges, le prorata évite de facturer un mois complet alors que seuls 15 jours sont dus.
Un exemple concret de calcul
Un T2 loué 750 € hors charges avec 90 € de charges mensuelles donne 840 € par mois. Si la sortie intervient le 15/06/2026 sur un mois de 30 jours, le loyer dû tourne autour de 375 € et les charges autour de 45 €, avant retenues et régularisation.
Pourquoi ce type de fichier reste pratique
Dans une petite gestion, vous n’avez pas besoin d’un logiciel lourd pour un départ isolé. Un tableur bien construit suffit pour suivre 2, 5 ou 20 dossiers, tant que vous gardez les mêmes colonnes : dates, base mensuelle, retenues, solde final.
Les règles françaises qui encadrent la sortie du locataire
Le solde de sortie se rattache au bail d’habitation de la loi du 6 juillet 1989, avec un dépôt de garantie limité à 1 mois de loyer hors charges en location nue et 2 mois en meublé. La restitution intervient après les retenues justifiées par l’état des lieux, les impayés et les sommes restant dues.
Les éléments récupérables et les délais
Les charges récupérables suivent le décret n° 87-713 du 26 août 1987 : eau, chauffage collectif, entretien courant et taxe d’enlèvement des ordures ménagères, selon les postes réellement refacturables. Si le bail prévoit une provision sur charges, la régularisation annuelle doit être isolée, sinon vous mélangez une dette locative avec une simple avance.
Préavis, prorata et remise des clés
Le préavis est de 3 mois en location nue, 1 mois en meublé ou en zone tendue, et le prorata se calcule jusqu’à la date de fin effective du bail. Sur un loyer de 900 € et 120 € de charges, une sortie au 10 du mois ne doit pas être traitée comme 1 mois entier : vous chiffre z la période réelle, puis vous ajoutez seulement les retenues prouvées.
Ce qu’il faut retenir côté pratique
Le plus efficace est de séparer trois blocs : sommes dues jusqu’à la remise des clés, sommes retenues avec justificatifs, puis montant net à rendre. Cette logique évite de transformer une restitution de dépôt en discussion vague, surtout quand le locataire conteste 80 € de ménage ou 150 € de petite remise en état.
Les erreurs de solde qui créent des contestations
L’erreur la plus coûteuse consiste à rendre le dépôt de garantie trop tôt ou trop tard, ou à retenir sans preuve. En pratique, un solde mal justifié de 200 € peut vous faire perdre du temps, puis vous forcer à rembourser avec excuses et recalculs.
Le prorata mal posé
Beaucoup de bailleurs calculent encore le loyer sur 30 jours sans vérifier la date exacte de remise des clés. Si la sortie a lieu le 18 et que vous facturez jusqu’au 30, vous ajoutez 13 jours indus ; sur un loyer de 780 €, cela représente environ 338 € à tort sur un mois de 31 jours.
Les retenues sans base claire
Une retenue ménage de 120 € sans devis, photo ou état des lieux comparatif est facilement contestée. Pareil pour des impayés de charges laissés en vrac avec la régularisation : vous risquez de compter deux fois 60 €, soit 120 € de trop, et d’affaiblir tout votre dossier.
Le faux bon réflexe fiscal
Confondre dette locative et simple ajustement de charges est une mauvaise habitude, surtout quand plusieurs lots sont gérés en parallèle. Vous gagnez à tenir un tableau propre, car 15 minutes de saisie correcte valent mieux qu’une heure de litige pour récupérer 90 € de trop-perçu.
Comment faire vivre le tableau à chaque sortie
Le plus simple est d’utiliser le fichier à chaque état des lieux de sortie, avec la même méthode à chaque fois. Vous gagnez du temps si vous rattachez le calcul au moment déjà prévu pour récupérer les clés, éditer la quittance finale et clôturer le dossier.
Rythme et discipline de saisie
Dupliquez la ligne du dossier précédent, remplacez les dates et ne touchez qu’aux montants qui changent. Sur 10 sorties par an, cette méthode vous évite 10 saisies complètes et limite les oublis sur le loyer mensuel, les charges et le dépôt versé.
Les automatismes utiles dans Excel
La validation de données, les listes déroulantes et la mise en forme conditionnelle servent à repérer une date vide, un montant négatif ou un solde incohérent. Quand vous commencez à empiler des onglets, plusieurs baux et des justificatifs séparés, vous avez probablement dépassé le simple tableur.
- Gardez un format unique pour les dates et les euros.
- Travaillez toujours sur la ligne du dossier, pas dans le texte du mail.
- Archivez l’état des lieux de sortie avec le calcul final.
Au-delà d’une gestion avec beaucoup d’entrées, de sorties et de régularisations, un vrai logiciel de gestion locative devient plus confortable. Pour un petit portefeuille, ce modèle Excel reste toutefois le plus rapide à mettre en route.
Questions fréquentes sur ce modèle
Il sert à calculer le montant exact à restituer ou à réclamer au départ du locataire, en tenant compte du prorata de loyer, des charges, des retenues et du dépôt de garantie. Vous évitez ainsi les calculs à la main et les oublis sur un dossier de sortie.
Le fichier répartit le loyer et les charges sur la période réellement occupée entre la date d’entrée et la date de sortie. Pour un loyer de 750 € sur un mois de 30 jours, une occupation de 15 jours donne environ 375 € de loyer dû, avant retenues.
Oui, le modèle intègre le dépôt de garantie versé pour calculer le solde final. Si le dépôt est de 650 € et que 120 € restent dus, le tableau affiche un montant à rendre de 530 € ; si les retenues dépassent le dépôt, il fait ressortir le complément à demander.
Oui, le tableau convient à une location nue comme à une location meublée. En meublé, le dépôt de garantie peut aller jusqu’à 2 mois de loyer hors charges, ce qui change seulement la base d’entrée, pas la logique de calcul du solde.
Oui, sinon la retenue est fragile en cas de contestation. Un devis de 180 €, une facture de ménage à 90 € ou des photos datées valent mieux qu’un montant posé sans preuve dans le fichier.
Oui, pour quelques logements et des sorties ponctuelles, il suffit largement. Dès que vous avez beaucoup d’entrées-sorties, des régularisations complexes et plusieurs intervenants, un logiciel dédié devient plus simple à maintenir.