Suivi recettes location saisonnière Excel - Modèle Gratuit

1. Ouvrez l’onglet Paramètres & instructions (image 3) et vérifiez les taux indicatifs de commission. Remplacez-les si vos contrats avec les plateformes prévoient d’autres conditions.
2. Dans l’onglet Recettes (image 1), attribuez un numéro unique à chaque réservation et renseignez le logement, son adresse, la ville et le nom du voyageur.
3. Saisissez les dates d’arrivée et de départ au format JJ/MM/AAAA. Le nombre de nuits se calcule automatiquement entre les deux dates.
4. Indiquez le tarif moyen par nuit, les frais de ménage facturés et la taxe de séjour collectée. Le chiffre d’affaires encaissé additionne automatiquement ces trois éléments.
5. Sélectionnez la plateforme, le mode de paiement et le statut dans les listes déroulantes. Les valeurs disponibles sont notamment Airbnb, Booking, Abritel, Direct, Encaissé, À venir et Annulé.
6. Ajoutez la commission de plateforme, les frais de ménage prestataire et les autres frais si nécessaire. La recette nette est calculée après ces déductions.
7. Consultez l’onglet Tableau de bord (image 2) pour vérifier les totaux, les moyennes et les analyses par mois, plateforme et logement.

Un propriétaire bailleur qui loue un studio quelques week-ends par mois a besoin de distinguer le prix payé par le voyageur de ce qui reste réellement après commission et ménage. Un investisseur avec trois lots doit, lui, comparer les logements et les plateformes sans reprendre chaque relevé bancaire à la main.

Du séjour réservé à l’encaissement

Dans l’onglet Recettes (image 1), chaque ligne correspond à une réservation. Vous indiquez le logement, l’adresse, la ville, le voyageur, la plateforme, les dates, le tarif moyen par nuit, les frais de ménage et la taxe de séjour. Les colonnes calculées restent vides tant que les dates ou le tarif nécessaires ne sont pas renseignés.

Par exemple, la réservation RS-2026-001 concerne un appartement à Lyon, du 08/01/2026 au 11/01/2026, soit 3 nuits à 125 €. Le revenu d’hébergement brut est donc de 375 €, auquel s’ajoutent 45 € de ménage et 5,40 € de taxe de séjour : le chiffre d’affaires encaissé atteint 425,40 €.

Comparer les canaux et les biens

Le tableau de bord (image 2) reprend les recettes nettes par mois, le chiffre d’affaires brut par plateforme et les recettes nettes par logement. C’est utile après chaque versement de plateforme, mais aussi en fin de mois pour rapprocher les réservations du compte bancaire.

Un gestionnaire de SCI familiale peut ainsi isoler la performance d’un T2, tandis qu’un bailleur en location directe vérifie que ses réservations sans commission sont bien identifiées. Les quatre plateformes prévues dans le fichier évitent de saisir librement des libellés incohérents.

La location meublée relève généralement des BIC, avec un traitement fiscal distinct des revenus fonciers d’une location nue. Le modèle suit des encaissements et des frais de gestion ; il ne remplace pas le calcul complet du bénéfice imposable ni la déclaration fiscale.

Chiffre d’affaires, taxe de séjour et fiscalité

La taxe de séjour collectée n’est pas une recette d’hébergement à conserver : l’onglet Paramètres & instructions demande de la distinguer et de prévoir son reversement selon les règles applicables dans la commune. Dans l’exemple lyonnais, les 5,40 € sont donc visibles séparément des 375 € de nuitées.

En LMNP, le régime micro-BIC applique un abattement forfaitaire dont le taux et le plafond dépendent de la catégorie de location et de la réglementation en vigueur. Au régime réel, les charges, intérêts et l’amortissement du bien et du mobilier se traitent dans une comptabilité adaptée : les colonnes de frais du fichier ne suffisent pas à calculer seuls le résultat fiscal.

Quels justificatifs conserver

La feuille Paramètres & instructions rappelle de conserver les relevés de plateformes, factures de ménage, preuves de paiement et virements. Cette discipline est indispensable pour rapprocher un montant encaissé de 425,40 € avec un relevé Airbnb ou bancaire qui peut présenter séparément le versement net et la commission.

Mon choix pratique est de garder le tableau comme registre opérationnel et de tenir à part les éléments fiscaux : taxe de séjour, intérêts d’emprunt, frais déductibles et amortissements. Les prélèvements sociaux de 17,2 % et l’impôt ne doivent pas être déduits de la recette nette affichée, car ils dépendent du résultat fiscal et de votre situation.

Le premier écart vient d’un mélange entre chiffre d’affaires et versement bancaire. Une plateforme peut afficher 425,40 € facturés au voyageur, puis verser 361,59 € après une commission de 15 %. Si vous saisissez directement le virement comme recette brute, vous perdez la trace des 63,81 € de commission.

Une commission mal paramétrée coûte vite cher

Le modèle utilise VLOOKUP pour reprendre le taux lié à Airbnb, Booking, Abritel ou Direct depuis Paramètres & instructions. Avec 10 réservations de 600 € sur Booking, une différence entre 18 % et 15 % représente 180 € sur le mois. Vérifiez donc le taux indicatif avant de comparer deux plateformes.

Ces taux ne sont pas des tarifs contractuels universels. Les frais peuvent changer selon le contrat, le type d’annonce ou les options choisies ; le fichier indique clairement qu’ils sont adaptables. Le bon réflexe consiste à rapprocher chaque fin de mois le total de la colonne P avec les factures ou relevés de la plateforme.

Taxe de séjour et ménage ne doivent pas disparaître

Inclure la taxe de séjour dans une recette nette sans l’identifier gonfle artificiellement la performance. De même, oublier les 35 € de ménage prestataire d’une réservation à Lyon transforme une recette nette calculée à 361,59 € en montant surestimé de 35 €.

Autre erreur fréquente : marquer une réservation Annulé comme Encaissé. Le tableau de bord compte alors une réservation supplémentaire avec COUNTIF et augmente les totaux. Avant la clôture mensuelle, filtrez la colonne Statut et vérifiez que les lignes À venir ou Annulé ne correspondent pas à des paiements déjà reçus.

Enfin, une date de départ antérieure à la date d’arrivée produit un nombre de nuits plafonné à zéro par MAX. Cela évite un résultat négatif, mais signale surtout une donnée à corriger avant toute analyse de rentabilité.

Le meilleur moment pour renseigner une ligne est la confirmation du séjour, puis une seconde fois lorsque le paiement apparaît. Cette routine évite de reconstituer en fin de mois les réservations Airbnb, Booking, Abritel et direct à partir de plusieurs boîtes mail.

Une routine courte et contrôlable

• À la réservation : créez le numéro, choisissez le logement et renseignez les dates, la plateforme et le statut À venir.
• À l’arrivée ou au paiement : complétez le tarif, le ménage, la taxe de séjour et le mode de paiement.
• Après le versement : passez le statut à Encaissé et contrôlez la commission calculée.
• Le dernier jour du mois : rapprochez les colonnes N et S des relevés de plateformes et du compte bancaire.

Dans l’onglet Recettes, le filtre automatique de A3 à W104 et le gel des volets à A4 facilitent la consultation des 101 lignes préparées. Utilisez toujours les listes déroulantes plutôt que de taper Airbnb ou Booking différemment : le tableau de bord agrège les libellés exacts.

Lire le tableau de bord sans le surinterpréter

L’image 2 montre les indicateurs de chiffre d’affaires brut, recettes nettes, commissions, réservations encaissées, nuits, tarif moyen et taxe de séjour. Les trois graphiques comparent ensuite les mois, plateformes et logements. Une baisse de recette nette peut venir d’une commission ou d’un frais de ménage plus élevé, pas seulement d’une baisse des réservations.

Avec plusieurs centaines de réservations, plusieurs utilisateurs ou une synchronisation automatique avec des plateformes, vous dépasserez le confort d’un fichier de 101 lignes. À ce stade, un logiciel de gestion locative devient préférable ; conservez toutefois une exportation mensuelle du tableau pour l’archivage et le contrôle.