Préavis de Départ Locataire Excel - Modèle Gratuit
Suivi du congé, dates, restitution du dépôt de garantie et alertes de retard pour bailleur ou gestionnaire.
Ce modèle Excel suit un congé de locataire de la réception du préavis jusqu’à la restitution du dépôt de garantie. Il calcule les dates clés, le délai légal de restitution et le solde à rendre après retenues.
Il contient les onglets Suivi des préavis, Synthèse & indicateurs et Guide & règles. Vous y retrouvez les champs utiles pour un bail nu ou meublé, avec un suivi simple des dossiers et des alertes de retard.
Les captures montrent un tableau de saisie très lisible, un tableau de bord avec indicateurs, puis un guide pratique pour sécuriser le traitement du départ du locataire.
Les principaux atouts de ce modèle Excel
- Vous centralisez chaque congé avec un ID dossier, le nom du locataire, l’adresse et la ville, sans perdre une date dans un mail.
- Vous calculez la date fin théorique à partir de la réception du congé et de la durée du préavis.
- Vous suivez le délai de restitution légal en jours et la date limite restitution pour éviter les retards.
- Vous visualisez le montant retenu et le solde à restituer après l’état des lieux de sortie.
- Vous repérez vite les dossiers en retard grâce à l’alerte retard et au statut dossier.
- Vous gérez des cas concrets avec loyer, charges mensuelles et dépôt de garantie, utiles pour un bailleur seul ou une SCI.
- Vous préparez un suivi cohérent si vous avez plusieurs lots : un studio à 750 € de loyer et 90 € de charges, ou un T2 acheté 180 000 € et loué ensuite avec rotation.
Guide pas à pas
- Renseignez l’ID dossier, le nom du locataire, le type de bail et l’adresse du logement dans l’onglet Suivi des préavis.
- Saisissez la date de réception du congé, la durée du préavis en mois, puis la date d’état des lieux de sortie si elle est déjà fixée.
- Indiquez le loyer mensuel, les charges mensuelles, le dépôt de garantie et, si besoin, le montant retenu après sortie.
- Vérifiez automatiquement la date de fin théorique, le délai de restitution légal et la date limite de restitution.
- Consultez l’onglet Synthèse & indicateurs pour voir les dossiers en cours, les retards et les montants à restituer.
- Relisez l’onglet Guide & règles avant de traiter un cas nu ou meublé, puis conservez une méthode identique pour chaque départ.
- Dupliquez la ligne du dossier précédent quand vous avez plusieurs congés dans le mois : vous gagnez du temps et gardez la même structure de suivi.
Fonctionnalités incluses
Qui se sert d'un modèle Excel pour suivre un préavis de départ
Ce type de fichier sert d’abord au propriétaire bailleur qui gère seul son logement, souvent un studio ou un T2 avec rotation régulière. Il est aussi utile au gestionnaire d’une SCI familiale, au conseiller syndical qui suit une sortie de locataire dans un immeuble, ou au particulier qui prépare la remise en location après un départ.
L’onglet Suivi des préavis est pensé pour ces cas très concrets : réception du congé, date de fin théorique, état des lieux de sortie, remise des clés, puis restitution du dépôt de garantie. Quand vous avez un loyer de 750 € et 90 € de charges, une erreur de date ou un oubli de retenue peut vite transformer un dossier simple en litige.
Un usage au bon moment du mois
Le besoin apparaît dès la réception du congé, puis à nouveau au moment de l’état des lieux et de la restitution. Si vous avez plusieurs biens, le tableau vous évite de jongler entre un calendrier, un mail et une note papier.
Exemple chiffré de gestion
Un locataire quitte un appartement avec 750 € de loyer et 90 € de charges. Si le dépôt de garantie est de 750 €, que vous retenez 120 € pour une régularisation justifiée, le solde à restituer tombe à 630 € ; le fichier garde cette logique lisible ligne par ligne.
Une aide utile aussi pour un achat locatif
Après l’achat d’un T2 à 180 000 €, vous devez souvent gérer une sortie de locataire juste après la signature ou quelques mois plus tard. Le tableau permet de suivre le dossier dès le congé, sans attendre la prochaine quittance ou le prochain appel de fonds.
Ce que dit la loi française sur le congé et la restitution
Le congé du locataire s’inscrit dans le cadre du bail d’habitation régi par la loi du 6 juillet 1989. En location nue, le préavis est en principe de 3 mois, et il tombe à 1 mois en zone tendue ou pour un logement meublé ; le fichier vous aide à garder cette échéance sous contrôle.
Pour le dépôt de garantie, la règle de base est de 1 mois de loyer hors charges en nu et 2 mois en meublé. Le délai de restitution est de 1 mois si l’état des lieux de sortie est conforme, et de 2 mois s’il existe des retenues justifiées ; le modèle calcule la date limite de restitution à partir de la date de sortie.
Repères à suivre sans approximation
Le tableau est utile pour appliquer les charges récupérables au bon moment, surtout si vous devez régulariser après départ. Il aide aussi à suivre les pièces utiles : état des lieux d’entrée et de sortie, remise des clés, relevé des retenues et justification du solde.
Pourquoi un suivi daté est indispensable
Un retard de restitution peut coûter cher : la loi prévoit une majoration de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard entamé. Sur un loyer de 750 €, un mois de retard représente déjà 75 € ; deux mois, 150 €, sans compter le temps passé à gérer la contestation.
Le bon réflexe pratique
Le plus simple est de dater la réception du congé, de verrouiller le préavis et de calculer immédiatement la date de fin. Vous évitez ainsi les approximations sur le dernier jour d’occupation, les clés rendues trop tard et les calculs de retenue faits à la main.
Les erreurs de sortie qui coûtent le plus cher
La première erreur est de confondre la date de réception du congé avec la date d’envoi. Sur un préavis d’1 mois, quelques jours de décalage suffisent à fausser la date de fin théorique et à décaler toute la sortie.
La deuxième erreur est de rendre le dépôt de garantie trop tard ou sans ventilation claire. Si vous devez retenir 180 € sur un dépôt de 750 € et que vous ne justifiez rien, le locataire peut contester le calcul ; au-delà du délai légal, la pénalité de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois entamé s’ajoute vite.
Le piège du calcul improvisé
Beaucoup de bailleurs regardent seulement le montant encaissé et oublient les charges, la remise en état ou la régularisation. Avec un loyer de 750 € et 90 € de charges, une sortie mal préparée peut vous faire perdre 120 € de retenues légitimes ou, à l’inverse, vous faire réclamer une somme mal calculée.
Quand la rentabilité est faussée
Le même réflexe se retrouve sur la rentabilité : si vous regardez seulement le brut, un bien à 180 000 € loué 750 € par mois affiche 5 % de rentabilité brute, mais ce chiffre ne dit rien du coût d’un départ, d’une vacance d’un mois ou d’une remise en état. Un mois sans loyer, c’est 750 € de revenu en moins d’un coup.
Le mauvais choix de méthode
Un suivi manuel dans un cahier devient vite fragile dès que vous avez plusieurs départs en même temps. Le modèle Excel sert justement à éviter les oublis de date, les retenues non tracées et les calculs refaits trois fois pour le même dossier.
Faire du suivi de préavis un réflexe mensuel
Le bon usage du fichier consiste à traiter chaque congé au même moment : dès la réception du courrier ou du mail, puis au jour fixé pour l’état des lieux. Vous pouvez l’ouvrir à la même routine que la quittance, l’appel de fonds ou la déclaration fiscale de mai.
L’onglet Synthèse & indicateurs vous aide à ne pas laisser un dossier dormir. Si vous voyez 2 dossiers en cours, 1 en retard et 1 solde à restituer supérieur à 500 €, vous savez immédiatement où agir.
Automatiser les gestes simples
- Dupliquez la ligne du mois précédent pour garder la même structure de saisie.
- Contrôlez les dates avec une validation de données pour éviter une sortie saisie au mauvais format.
- Utilisez la mise en forme conditionnelle pour faire ressortir un retard de restitution ou un statut bloqué.
Quand passer à un autre outil
Si vous gérez plus de 10 lots, plusieurs départs par mois et des retenues complexes, le tableur atteint vite ses limites. À ce stade, un logiciel de gestion locative devient plus sûr pour centraliser les clés, les quittances, les états des lieux et les relances.
Pour un bailleur indépendant avec 1 à 5 biens, Excel reste souvent le meilleur compromis : simple, traçable et suffisant pour suivre un congé sans usine à gaz.
Questions fréquentes sur ce modèle
Oui. Il permet de renseigner le type de bail, la durée du préavis et les dates clés pour un logement nu ou meublé. Vous gardez ainsi un seul fichier pour suivre des congés avec des durées différentes.
Vous saisissez la date de réception du congé et la durée du préavis en mois. Le tableau détermine ensuite la date de fin théorique, ce qui vous évite les erreurs de calcul manuel quand le départ tombe en fin de mois.
Oui. Le modèle prévoit le dépôt de garantie, le montant retenu, le solde à restituer, le délai légal et la date limite de restitution. C’est utile pour éviter les oublis après l’état des lieux de sortie.
Le fichier met en évidence le retard, mais la règle légale reste la même : la majoration de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard entamé peut s’appliquer. Sur un loyer de 750 €, un mois de retard représente 75 € de pénalité potentielle.
Oui. Une SCI familiale peut suivre les congés, les retenues et les restitutions dans un seul onglet, avec une vue d’ensemble dans la synthèse. C’est pratique quand plusieurs associés veulent vérifier les dates et les montants sans ouvrir un logiciel lourd.
Quand vous gérez plus de 10 lots, plusieurs départs par mois et des cas de restitution compliqués, Excel devient moins confortable qu’un logiciel de gestion locative. Pour 1 à 5 biens, il reste souvent plus rapide et plus souple à utiliser au quotidien.