Dépôt de Garantie Excel - Modèle Gratuit
Modèle Excel pour calculer le dépôt de garantie à restituer, les retenues, le délai légal et la pénalité de retard.
Ce modèle Excel calcule le dépôt de garantie à restituer après un départ de locataire, en déduisant les loyers impayés, les charges dues et les retenues justifiées. Il affiche aussi la date limite de restitution, le retard éventuel et la pénalité de 10 % du loyer par mois commencé.
L’onglet Cas_locataires sert à saisir chaque dossier. L’onglet Synthèse regroupe les montants restitués, les retenues et les retards, pendant que Référentiel et Mode d'emploi cadrent les règles et la prise en main.
Vous obtenez un suivi simple pour un bailleur seul, une SCI ou un gestionnaire qui traite plusieurs sorties de locataires dans le mois. Le fichier aide à éviter les erreurs de délai, à justifier les retenues et à garder un historique propre dossier par dossier.
Les principaux atouts de ce modèle Excel
- Calcule en une ligne le dépôt de garantie à restituer à partir du dépôt versé et des retenues enregistrées.
- Intègre le délai légal de restitution selon le type de bail, avec alerte sur le retard et la pénalité.
- Permet de distinguer clairement loyers impayés, charges impayées, remise en état et dégâts justifiés.
- Aide à sécuriser la restitution de 750 € avec 90 € de charges, puis à isoler les sommes réellement retenues.
- Donne une vision par dossier utile pour un bailleur, une SCI ou un gestionnaire de plusieurs logements.
- Réduit les contestations grâce à un chiffrage lisible et à un historique exploitable au moment de la sortie.
- S’intègre facilement à un suivi mensuel des entrées, sorties et restitutions sur plusieurs lots.
Guide pas à pas
- Renseignez chaque dossier dans l’onglet Cas_locataires : identité, bailleur, adresse, type de bail, dates et montants. Le fichier calcule ensuite les champs de restitution.
- Indiquez le dépôt versé, les sommes impayées et les retenues justifiées. Le modèle additionne les postes pour obtenir le dépôt à rendre.
- Vérifiez la date limite de restitution et la date effective de paiement. Le retard apparaît en jours, puis la pénalité se calcule automatiquement.
- Consultez l’onglet Synthèse pour avoir une vue d’ensemble par logement ou par dossier. C’est pratique dès que vous traitez plusieurs sorties dans le même mois.
- Appuyez-vous sur Référentiel pour vérifier les règles de base : délai, plafond du dépôt, logique des retenues et vocabulaire utilisé dans le fichier.
- Lisez Mode d'emploi avant la première saisie si vous voulez standardiser votre procédure d’état des lieux de sortie et de restitution.
Fonctionnalités incluses
Qui se sert d'un calcul de dépôt de garantie à restituer Excel
Ce type de fichier sert d’abord aux propriétaires bailleurs qui rendent un logement nu ou meublé après le départ du locataire. Il est aussi utile à une SCI, à un gestionnaire indépendant ou à un particulier qui loue un studio et veut éviter de faire le calcul à la main sur un coin de table.
L’usage apparaît au moment de l’état des lieux de sortie, quand il faut comparer ce qui a été versé avec ce qui peut être retenu : loyers impayés, charges impayées, remise en état, dégâts justifiés. Avec un dépôt de 750 € et 90 € de charges mensuelles, un dossier mal traité peut vite laisser 150 € ou 300 € à discuter si les retenues ne sont pas chiffrées proprement.
Au moment où le locataire part
Le besoin surgit souvent dans les 2 à 8 semaines qui suivent la remise des clés, quand le bailleur doit décider s’il restitue tout ou partie du dépôt. Le tableau évite de mélanger la caution avec d’autres sommes dues, et il garde une trace claire pour chaque logement.
Quand plusieurs lots se ferment en même temps
Un investisseur avec 3 lots ou un conseiller syndical qui suit des sorties en série a besoin d’un calcul identique d’un dossier à l’autre. Sur un T2 acheté 180 000 €, la moindre erreur de restitution de 200 € n’est pas anecdotique : elle pèse autant qu’un mois de charges de copropriété sur un petit bien.
Pour garder une preuve simple
L’intérêt du fichier n’est pas seulement de faire le calcul. Il permet aussi de garder une logique de dossier lisible, avec la date d’entrée, la date de sortie, le dépôt versé et le dépôt légal attendu, ce qui facilite les échanges avec le locataire ou la SCI.
Ce que dit la loi sur la restitution du dépôt de garantie
En location vide, le dépôt de garantie correspond en pratique à 1 mois de loyer hors charges. En meublé, il peut aller jusqu’à 2 mois hors charges ; c’est la base à vérifier avant de calculer ce qui doit être restitué au départ du locataire.
Le délai de restitution est de 1 mois si l’état des lieux de sortie est conforme à l’entrée, et de 2 mois s’il existe des retenues à justifier. En cas de retard, la pénalité est de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois commencé, ce qui peut vite ajouter 75 € ou 90 € sur un petit logement.
Pour les retenues, le principe est simple : elles doivent correspondre à des sommes réellement dues ou à des réparations justifiables. Le fichier aide à séparer les charges récupérables, les impayés et la remise en état, afin de ne pas confondre une usure normale avec une dégradation facturable.
Le modèle reste volontairement pratique : il met en face le dépôt versé, le dépôt légal attendu et le montant réellement restituable. Sur un bail avec 750 € de loyer, un retard d’un mois sur la restitution peut coûter 75 € de pénalité, et ce montant doit être visible immédiatement.
La bonne approche est de traiter le calcul dès la sortie, pas à la fin du trimestre. C’est plus simple que d’attendre une relance ou une contestation, surtout quand plusieurs dossiers se ferment le même mois.
Les erreurs de restitution qui coûtent le plus cher
L’erreur la plus fréquente consiste à restituer trop vite sans distinguer ce qui est vraiment dû. Un bailleur qui rend 750 € alors qu’il reste 180 € de loyers ou charges impayés perd immédiatement la marge de sécurité du dépôt, et il doit ensuite courir après le règlement.
Autre cas classique : oublier le délai légal et payer en retard. Si le loyer hors charges est de 800 €, la pénalité atteint 80 € par mois commencé ; sur deux mois de retard, vous perdez 160 € sans même parler du temps passé à gérer le litige.
Confondre remise en état et usure normale
Retenir 300 € pour une peinture vieillissante ou 120 € pour une poignée simplement usée expose à une contestation. Le tableau vous oblige à séparer les dégâts justifiés des simples traces d’usage, ce qui est beaucoup plus solide en cas d’échange tendu.
Oublier un impayé ou une charge
Sur un dossier avec 90 € de charges mensuelles, oublier une régularisation ou une somme de 45 € fausse le solde final. Sur plusieurs départs dans l’année, ce sont vite 200 € à 500 € de manque à récupérer ou de trop-versé.
Choisir un suivi trop approximatif
Faire ce calcul dans un simple bloc-notes ou dans une cellule isolée sans historique finit par coûter du temps. Dès que vous avez plusieurs locations, le fichier est préférable à un calcul manuel, car il limite les oublis de ligne, les erreurs de date et les restitutions incomplètes.
Faire du suivi un réflexe à chaque sortie
Le plus simple est de rattacher le fichier à une échéance existante : l’état des lieux de sortie, la remise des clés ou le virement de restitution. Si vous traitez 4 dossiers par an, vous gagnez déjà du temps ; si vous en traitez 20, le tableau devient vite indispensable.
Dupliquez l’onglet du dossier précédent, puis remplacez seulement les montants et les dates. Avec une validation de données sur les types de bail et une mise en forme conditionnelle sur les retards, vous réduisez les saisies incohérentes et vous repérez immédiatement un mois dépassé.
Créer une routine simple
- Vérifiez le dossier au moment même de l’état des lieux de sortie.
- Calculez la restitution avant de programmer le virement.
- Archivez le fichier avec la quittance finale et les justificatifs de retenue.
Quand passer à un logiciel
Dès que vous gérez plusieurs lots, des relances, des quittances et des régularisations en parallèle, un tableur montre sa limite. Si vous avez besoin d’un historique multi-biens, de relances automatiques ou d’un suivi des encaissements, il faut passer à un vrai logiciel de gestion locative plutôt qu’à un fichier isolé.
Le modèle reste toutefois idéal pour rester maître du calcul. Il est rapide, lisible et adapté aux propriétaires qui veulent un contrôle précis sans alourdir leur organisation.
Questions fréquentes sur ce modèle
Le dépôt de garantie se raisonne surtout sur le loyer hors charges. Le fichier vous permet ensuite d’ajouter les retenues dues : loyers impayés, charges impayées, remise en état et dégâts justifiés.
Le modèle retient 1 mois si l’état des lieux de sortie est conforme et 2 mois s’il existe des retenues à justifier. En cas de dépassement, il calcule la pénalité de retard sur la base de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois commencé.
Oui. L’onglet Cas_locataires prévoit le type de bail, ce qui vous permet de traiter un dossier nu ou meublé dans le même tableau. Vous gardez ainsi un seul format de saisie pour plusieurs biens.
Vous les saisissez dans les colonnes prévues, puis le fichier les intègre dans le total des retenues. Cela évite de confondre ce qui doit être remboursé et ce qui peut être conservé pour solder le dossier.
Oui, il est adapté à une SCI familiale ou à une structure qui gère plusieurs logements. La logique par dossier permet de suivre chaque sortie de locataire sans perdre la traçabilité des montants rendus et retenus.
Le dépôt versé est le montant encaissé au début du bail. Le dépôt à restituer est le montant final après déduction des sommes dues ; c’est ce calcul que le fichier automatise pour éviter les erreurs de solde.